As contas costumam estar atrasadas porque mantê-las atualizadas é manual. Alguém tem de emitir a fatura, lembrar-se de a cobrar, corresponder o pagamento e reconciliar o mês. A contabilidade agentiva fecha essa lacuna ao ter um agente que mantém os livros como um subproduto do trabalho, para que os números permaneçam próximos do tempo real.
Os livros ficam atrasados porque a entrada é manual.
O software de contabilidade tradicional armazena números de forma bonita, desde que uma pessoa os insira. O custo é a inserção, e quando a semana fica ocupada, isso é a primeira coisa a escorregar. Assim, as contas ficam atrás da realidade, e o final do mês torna-se uma corrida para recuperar o atraso. A solução não é um formulário melhor; é não ter de preencher um.
O que o agente faz
Um agente pode emitir e enviar faturas, cobrar as que estão em atraso de acordo com um cronograma, corresponder os pagamentos recebidos às faturas, sinalizar as discrepâncias que precisam de atenção e reunir os números do período para revisão. Peça-lhe para "faturar este mês e cobrar qualquer coisa em atraso", e ele faz a execução, depois reporta o que está pendente e o que precisa de si.
Ainda respeita os seus controlos
O dinheiro é exatamente onde os limites importam, por isso o agente trabalha dentro deles. Ele atua apenas dentro das permissões da pessoa que representa, encaminha qualquer coisa acima de um limite que você define para aprovação e utiliza um orçamento que você controla. Cada ação é registada, por isso o rasto de auditoria é completo e nada acontece fora dos livros.
Funciona com o seu contabilista e as suas ferramentas
A contabilidade agentiva não substitui o seu contabilista; dá-lhe livros limpos e atualizados para trabalhar. E como o agente opera com as suas ferramentas existentes, ele se integra ao software de contabilidade e aos feeds bancários que você já utiliza, em vez de exigir que os remova.
Começar
Comece pela faturação e cobrança, o canto de maior fricção e menor risco. Deixe o agente gerir isso em paralelo, verifique o seu trabalho e, em seguida, expanda para a reconciliação e relatórios assim que confiar nele.
Livros que se mantêm atualizados mudam a forma como uma pequena empresa opera. Veja as finanças no Sois, ou lançar um espaço de trabalho e deixe um agente tratar do fecho de mês por si.