Tilinpidot ovat yleensä myöhässä, koska niiden ajantasalla pitäminen on manuaalista. Jonkun on nostettava lasku, muistettava seurata sitä, sovitettava maksu ja sovitettava kuukausi. Agenttinen kirjanpito sulkee tämän aukon pitämällä agentin kirjanpidon yllä työn sivutuotteena, joten luvut pysyvät lähellä reaaliaikaa.
Kirjat jäävät jälkeen, koska syöttö on manuaalista.
Perinteinen kirjanpito-ohjelmisto tallentaa numerot kauniisti, kunhan joku syöttää ne. Kustannus on syöttämisessä, ja kun viikko on kiireinen, se on ensimmäinen asia, joka unohtuu. Näin tilit jäävät jälkeen todellisuudesta, ja kuukauden lopusta tulee kiire selvitä perässä. Ratkaisu ei ole parempi lomake; se on se, ettei sellaista tarvitse täyttää.
Mitä agentti tekee
Agentti voi laatia ja lähettää laskuja, seurata erääntyneitä aikataulun mukaan, kohdistaa saapuvat maksut laskuihin, merkitä erimielisyydet, jotka tarvitsevat tarkastusta, ja koota kauden luvut tarkastettavaksi. Pyydä sitä "laskuttamaan tämä kuukausi ja seuraamaan myöhässä olevia", ja se hoitaa sen, sitten raportoi, mitä on avoinna ja mitä tarvitset.
Se kunnioittaa edelleen valvontasi.
Raha on juuri siellä, missä rajat ovat tärkeitä, joten agentti toimii niiden sisällä. Se toimii vain sen henkilön valtuuksien puitteissa, ohjaa kaiken yli asettamasi hyväksymisrajan, ja käyttää budjettia, jota hallitset. Jokainen toiminto tallennetaan, joten tarkastuskäytäntö on täydellinen eikä mitään tapahdu kirjanpidon ulkopuolella.
Toimii kirjanpitäjäsi ja työkalujesi kanssa.
Agenttikirjanpito ei korvaa kirjanpitäjääsi; se antaa heille puhtaat, ajantasaiset kirjat, joista työskennellä. Ja koska agentti käyttää olemassa olevia työkaluja, se sopii yhteen jo käyttämäsi kirjanpito-ohjelmiston ja pankkitietojen kanssa sen sijaan, että vaatisi niiden poistamista.
Aloittaminen
Aloita laskutuksesta ja seuraamisesta, jotka ovat suurimman kitkan ja alhaisimman riskin alue. Anna agentin hoitaa se rinnakkain, tarkista sen työ, ja laajenna sitten sovittamiseen ja raportointiin, kun luotat siihen.
Kirjat, jotka pitävät itsensä ajantasaisina, muuttavat pienen yrityksen toimintaa. Näe rahoitus Soisissa, or käynnistä työtila ja anna agentin hoitaa kuukauden lopun asiat puolestasi.