Η εργασία με έναν πράκτορα είναι πιο κοντά στο να δώσετε οδηγίες σε έναν ικανό συνάδελφο παρά στο να πληκτρολογήσετε μια αναζήτηση. Λαμβάνετε καλά αποτελέσματα με τον ίδιο τρόπο που θα είχατε από έναν άνθρωπο: να είστε σαφείς σχετικά με το αποτέλεσμα, να δώσετε το σημαντικό πλαίσιο και να πείτε πού είναι τα όρια.
Είναι ανάθεση, όχι αναζήτηση
Μια μηχανή αναζήτησης θέλει λέξεις-κλειδιά; Ένας πράκτορας θέλει μια οδηγία. Δεν χρειάζεται να διατυπώσετε τα πράγματα με ακρίβεια ή να μάθετε εντολές. Περιγράφετε τι θέλετε να συμβεί, με απλή γλώσσα, όπως θα ζητούσατε από έναν συνάδελφο να το χειριστεί.
Πείτε το αποτέλεσμα, όχι τα βήματα
Σπάνια χρειάζεται να αναφέρετε το πώς. "Κυνηγήστε τις καθυστερημένες τιμολόγια και πείτε μου ποιον να καλέσω" είναι καλύτερο από μια λίστα μικρών βημάτων, γιατί ο πράκτορας βρίσκει τα βήματα και προσαρμόζεται καθώς προχωρά. Δηλώστε το αποτέλεσμα που θέλετε και αφήστε τον να βρει τον δρόμο.
Δώστε το πλαίσιο που χρειάζεται
Προσθέστε τις λεπτομέρειες που μόνο εσείς γνωρίζετε: ποιος πελάτης, ποιος τόνος, πότε, τυχόν εξαιρέσεις. "Τιμολογήστε τις ολοκληρωμένες εργασίες αυτού του μήνα, αλλά κρατήστε τον λογαριασμό Acme μέχρι να επιβεβαιώσουν το πεδίο" δίνει στον πράκτορα αυτό που χρειάζεται για να ενεργήσει σωστά την πρώτη φορά, αντί να μαντεύει ή να επιστρέφει για να ρωτήσει.
Ορίστε τα όρια
Πείτε τι να κάνετε μόνο του και τι να φέρετε σε εσάς. "Συντάξτε τις απαντήσεις αλλά μην στείλετε τίποτα πάνω από πεντακόσια λίρες χωρίς εμένα" διατηρεί τη ρουτίνα σε κίνηση ενώ κρατά τις κλήσεις που χρειάζονται εσάς. Τα σαφή όρια είναι αυτά που σας επιτρέπουν να αναθέτετε με αυτοπεποίθηση.
Παραδείγματα που λειτουργούν
"Συνοψίστε το inbox της πρωινής συνεδρίας και επισημάνετε τι χρειάζεται απόφαση." "Δημιουργήστε το πρόγραμμα της επόμενης εβδομάδας γύρω από τις επιβεβαιωμένες κρατήσεις και πείτε μου τα κενά." "Συμφιλιώστε τις πληρωμές της χθεσινής ημέρας και καταγράψτε τις διαφορές." Κάθε μία ορίζει ένα αποτέλεσμα, υποθέτει ότι ο πράκτορας θα βρει τα βήματα και είναι εύκολη στην επαλήθευση. Τα οδηγίες είναι γεμάτα από περισσότερα, και τη λειτουργία μιας επιχείρησης με έναν πράκτορα το βάζει σε πλαίσιο.