Galite automatizuoti sąskaitų išieškojimą naudodami dirbtinį intelektą, suteikdami agentui dvi dalis: rašytinę išieškojimo politiką (kada priminti, kokiu tonu, kada sustoti ir perduoti) ir įrašų sistemą, kurioje jis gali veikti (sąskaitos, kontaktai, el. paštas, užduotys). Agentas tada vykdo politiką kiekvieną rytą. Jis randa, kas yra mokėtina arba vėluojanti, siunčia pranešimą apie kiekvienos sąskaitos pasiektą etapą, fiksuoja, ką išsiuntė, ir praleidžia viską, kas buvo apmokėta, ginčijama ar sustabdyta asmens.
Tai neturėtų daryti savarankiškai, grasindama klientui, taikydama palūkanas ar persekiodama sąskaitą, apie kurią kolega pasakė, kad reikia palikti ramybėje. Tai yra išimtys, o išimtys yra ta dalis, kurią išlaiko žmogus. Gerai atlikus, žmogaus darbas sumažėja nuo priminimų siuntimo iki trumpų sąskaitų, kurioms reikia sprendimo, peržiūros.
Sezono eiga, prieš teoriją
Pradėkite nuo vieno sąskaitos faktūros ir stebėkite, kaip atrodo geras persekiojimas. Acme Ltd yra apmokestinta už 5 670,00 € įjungta rugsėjo 1 d. su trisdešimties dienų sąlygomis, todėl mokėjimas turi būti atliktas iki spalio 1 d.Niekas žemiau pateiktoje sekoje nėra išradinga. Tai tai, ką kruopštus kredito kontrolierius darytų ranka, užrašyta, kad agentas galėtų tai padaryti vietoj jo.
- 0 diena: sąskaita išsiunčiamaIšsiųsta nurodytam kontaktui su pridėtu PDF ir termino data temos eilutėje. Įrašas rodo, kad buvo išsiųsta, o ne tik sukurta.
- Tris dienas iki termino: mandagus pranešimasTrumpai ir draugiškai: sąskaita yra mokėtina iki datos, čia yra kopija, atsakykite, jei kas nors neteisinga. Dauguma sąskaitų, kurios visada buvo ketinamos sumokėti, šiuo metu jau yra apmokėtos.
- Vieną dieną po termino: pirmasis priminimasAiškiai ir konkrečiai: sąskaitos numeris, likutis, kuris turi būti sumokėtas, ir data, iki kada ji buvo mokėtina. Be atsiprašymų ir grasinimų.
- Septynias dienas po: antras priminimas su ataskaitaPrimename dabar yra sąskaitos ataskaita, kurioje išvardyti visi likučiai, jei tikroji problema yra ta, kad kliento įrašai yra pasenę.
- Keturiolika dienų po: skambina žmogusAgentas sukuria užduotį sąskaitos savininkui su pridėta istorija. Skambutis šiuo etapu išsiaiškina, ar problema yra pinigai, ginčas ar prarasta sąskaita.
- Trisdešimt dienų po: eskalavimo sprendimasAgentas pateikia pasirinkimus (galutinis pranešimas, įstatyminės palūkanos, naujų užsakymų sustabdymas) ir žmogus pasirenka. Agentas nepasirenka.
Perskaitykite dar kartą ir atkreipkite dėmesį į struktūrą. Penki iš šešių žingsnių yra rutininiai ir seka kalendorių. Vienas yra sprendimas. Šis santykis yra priežastis, kodėl sąskaitų sekimas yra viena iš pirmųjų užduočių, kurias verslas turėtų patikėti agentui, ir kodėl yra klaida perduoti šeštąjį žingsnį taip pat.
Persekiojimas yra politika plius įrašas
Sekimas vyksta neteisingai dviem būdais. Arba niekas neįrašo politikos, todėl priminimai siunčiami, kai kas nors prisimena, bet kokiu tonu, kuriame jie yra tą dieną; arba politika egzistuoja, bet įrašas yra išsklaidytas per apskaitos programą, pašto dėžutę ir kažkieno atmintį, todėl priminimas, kuris siunčiamas, prieštarauja vakar gautam mokėjimui. Agentas neišsprendžia nei vieno iš jų savarankiškai. Reikia, kad abu būtų aiškūs.
Politika yra trumpa. Joje nurodomos sąlygos, kuris pranešimas siunčiamas kuriame etape, kiekvieno etapo tonas, kas sustabdo seką (mokėjimas, ginčas, pažadas sumokėti iki datos, kolega sako palikti tai) ir kam siunčiamos išimtys. Jei negalite to sutalpinti į vieną puslapį, jūsų agentas taip pat negalės to vykdyti patikimai, nes spragos bus užpildytos spėlionėmis.
Įrašas yra sunkesnė dalis, ir ta dalis, kurią dauguma įrankių daro neteisingai. Norint teisingai sekti, agentui reikia, kad kiekvienai sąskaitai būtų nurodytas likutis, kuris dar turi būti sumokėtas (ne faktūroje nurodyta suma), nurodytas kontaktas ir jo adresas, data, kada ji buvo išsiųsta, kiekvienas jau išsiųstas priminimas, bet koks sustabdymas, kurį asmuo nustatė, ir ar mokėjimas buvo užfiksuotas nuo paskutinio vykdymo. Kai tai gyvena vienoje sistemoje, sekimas yra užklausa ir keli siuntimai. Kai jie gyvena trijose, agentas leidžia savo pastangas suderinti, ir anksčiau ar vėliau klientas gauna priminimą apie sąskaitą, kurią jis sumokėjo.
Ką agentas daro, įrankis po įrankio
Štai ta pati politika, veikianti Sois, kur sąskaitų faktūrų išrašymas, kontaktai, el. paštas ir užduotys yra viena darbo erdvė, pateikta agentui kaip įrankiai per Model Context Protocol. Asmens užklausa yra nuolatinė; agentas ją vykdo kiekvieną rytą ir praneša atgal.
- Rasti sąskaitas su likusiu balansu
- Priskirti kiekvieną prie persekiojimo etapo pagal dienas nuo termino
- Priminti, siunčiami pirmo ir antro etapo sąskaitoms
- Sąskaitos išrašas siunčiamas su antrais priminimais
- Užduotis sukurta sąskaitai skambučio etape
- Išimtys apibendrintos peržiūrai
Vienas nuolatinis prašymas. Agentas naudojo sąskaitų paieškos, priminimo, ataskaitos ir užduočių įrankius, kuriuos leidžiama naudoti jo vartotojui, ir pranešė apie vieną sąskaitą, kurią jis tyčia paliko vieną.
Įrankiai yra įprasti, pavadinti dalykai, todėl elgesys yra peržiūrimas. Tai yra apskaitos įrankiai, kuriuos minėtas prašymas palietė, nes darbo erdvė juos skelbia prijungtam agentui.
{
"tools": [
{ "name": "searchInvoices",
"description": "Search invoices by number, reference, contact, amount, status, type, date range. For unpaid or outstanding invoices pass outstanding_only: true." },
{ "name": "sendInvoiceReminders",
"description": "BULK payment reminders: email every unpaid invoice to its contact with a reminder message, in one action. Optionally pass invoice_ids to limit the set. Requires user confirmation." },
{ "name": "sendContactStatement",
"description": "Email ONE contact a statement of account: all their outstanding sales invoices with per-invoice balances and the total due." },
{ "name": "snoozeInvoiceChase",
"description": "Pause payment chasing for ONE invoice. Sets a snooze date; sendInvoiceReminders skips the invoice until then." },
{ "name": "recordPayment",
"description": "Record a payment against an invoice. Updates amount_paid and status." }
]
}Įrankių pavadinimai ir aprašymai, kaip juos skelbia Sois apskaitos modulis. Masinio priminimo įrankis savo aprašyme nurodo, kad reikia patvirtinimo, todėl klientas klausia prieš siunčiant bet kokį el. laišką, kas yra žmogaus įsikišimas, kurį MCP specifikacija rekomenduoja svarbioms operacijoms.
Du aspektai nusipelno dėmesio. Priminimo įrankis veikia su sąskaitomis, turinčiomis neapmokėtą balansą, todėl dalinai apmokėta sąskaita yra persekiojama už teisingą sumą. O sustabdymas yra sąskaitos savybė, nustatyta asmens paprasta kalba ("palikti Acme iki aštuonioliktos"), kurią priminimo įrankis gerbia kiekvieną kartą. Agentui niekada nereikia prisiminti, kas ko prašė. Įrašas prisimena.
Išimtys yra darbas
Kai rutina yra automatizuota, likusi darbo dalis yra išimtys, ir ten yra pinigai. Lentelė nurodo, kurios išimtys pasitaiko kiekvieną savaitę ir kas už jas atsakingas.
| Situacija | Agentas atlieka | Asmuo nusprendžia |
|---|---|---|
| Klientas atsako, kad sąskaita yra neteisinga | Sustabdo ieškojimą, prideda atsakymą prie sąskaitos, sukuria užduotį | Ar kredituoti, išduoti iš naujo ar laikytis pozicijos |
| Klientas pažada sumokėti iki datos | Sustabdo ieškojimą iki tos datos ir pažymi pažadą | Nieko, nebent data praeina |
| Gautas dalinis mokėjimas | Užfiksuoja mokėjimą ir tęsia likučio ieškojimą | Ar priimti likutį kaip apmokėtą |
| El. paštas grįžta arba kontaktas paliko | Pažymi sąskaitą ir ieško kito kontakto sąskaitoje | Kas yra naujas kontaktas? |
| Sąskaita faktūra viršija eskalacijos ribą | Ruošia istoriją ir pasirinkimus | Paskutinė žinutė, palūkanos arba naujų darbų sustabdymas |
| Didelė arba strateginė sąskaita vėluoja | Sekamas tik tuo atveju, jei politika tai leidžia šiai sąskaitai | Ar ši sąskaita iš viso sekama agento |
Kairysis stulpelis yra politika, vidurinis stulpelis rodo, ką agentas su ja daro, o dešinysis stulpelis lieka asmeniui. Jei negalite užpildyti dešiniojo stulpelio eilutei, ta eilutė nėra paruošta automatizavimui.
Matuokite išimtis, o ne užduotis. Primintų žinučių skaičius tik rodo, kad agentas užimtas. Sąskaitų faktūrų skaičius, kurioms reikėjo asmens, ir kiek dienų jos buvo vėluojančios, rodo, ar politika veikia. Per kelis mėnesius pirmas skaičius turėtų išlikti stabilus, o antrasis turėtų mažėti.
Tonas, įstatymas ir santykis
Jungtinėje Karalystėje vėluojančio apmokėjimo teisės aktai suteikia tiekėjui teisę į įstatymines palūkanas, kurios yra aštuoniais procentiniais punktais didesnės už Anglijos banko bazinę palūkanų normą, plius fiksuota atgavimo suma, kuri didėja su skolos dydžiu, kai komercinė sąskaita faktūra vėluoja. Jei data nebuvo sutarta, sąskaita faktūra vėluoja trisdešimt dienų po to, kai klientas ją gavo arba prekes, priklausomai nuo to, kas vėliau, o sutartos sąlygos tarp verslų paprastai ribojamos iki šešiasdešimties dienų, nebent ilgesnis laikotarpis būtų teisingas abiem pusėms. Kitos jurisdikcijos turi savo šių taisyklių versijas. Agentas gali tiksliai apskaičiuoti palūkanas; ar jas taikyti, yra komercinis sprendimas dėl santykių, ir tai priklauso asmeniui, kuris valdo sąskaitą.
Tonas laikosi to paties principo. Pirmieji du pranešimai turėtų būti tie, kuriuos siųstų geras kredito kontrolierius: konkretūs, mandagūs, nesigėdijantys. Bet koks griežtesnis tonas yra etapo pokytis, o etapo pokyčiai yra patvirtinimai. Automatizuoto sekimo nesėkmės režimas retai būna, kad pranešimai yra nemandagūs. Tai, kad jie siunčiami neteisingam asmeniui, neteisingai sumai, neteisingą dieną, ir klientas, kuris nieko blogo nepadarė, jaučiasi persekiojamas. Kiekviena kontrolė šiame straipsnyje egzistuoja tam, kad to išvengtų, todėl įrašas yra svarbesnis už žodžius.
Nustatymas per savaitę
Jei jūsų sąskaitos faktūros, kontaktai ir el. paštas jau yra vienoje sistemoje, kuri juos pateikia kaip įrankius, nustatymas yra politikos dokumentas ir nuolatinis prašymas. Jei ne, tvarka yra: perkelti atviras sąskaitas faktūras ir jų kontaktus į vieną darbo erdvę, parašyti vieno puslapio politiką, savaitę ją vykdyti rankiniu būdu, kad žinotumėte, jog žinutės yra teisingos, tada perduoti rutiną agentui ir išlaikyti išimtis.
Sois tai reiškia darbo erdvės paleidimą, sąskaitų faktūrų kėlimą ar importavimą, jau naudojamo agento (Claude, ChatGPT ar bet kurio MCP kliento) prijungimą su vienu OAuth prisijungimu ir politikos nurodymą. Agentas veikia su jūsų leidimais ir niekuo daugiau. Kolega, kurio vaidmuo gali skaityti sąskaitas faktūras, bet negali siųsti el. laiškų, taip pat negali siųsti priminimų per savo agentą, o kiekvienas siuntimas ir kiekvienas sustabdymas yra užfiksuojamas prieš asmenį, kurio agentas tai padarė. Jei neturite savo agento, Chat Agent Gateway priima tą patį nuolatinį prašymą kaip vieną žinutę ir atsako, kai vykdymas baigtas.
Po mėnesio turėtumėte matyti mažiau priminimų, o ne daugiau. Mandagus pranešimas prieš terminą užfiksuoja sąskaitas faktūras, kurios tik laukė paskatinimo, o tai, kas lieka, yra trumpas sąrašas, kiekvienas su priežastimi ir asmens vardu priešais jį.
Klausimai, kuriuos žmonės užduoda
Ar automatizuoti priminimai erzins klientus?
Ne, jei politika veikia pagal likutį, gerbia sustabdymus ir ginčus, ir išlaiko ankstyvas žinutes mandagias. Klientus erzina neteisingi priminimai, o ne laiku pateikti. Šiame straipsnyje pateikti kontrolės mechanizmai egzistuoja tam, kad sustabdytų neteisingus priminimus.
Ar agentas gali taikyti vėlavimo palūkanas?
Jis gali tai apskaičiuoti, įskaitant teisės aktų nustatytą normą, kur tai taikoma, ir paruošti pranešimą. Taikyti jį yra komercinis sprendimas, kurį turėtų patvirtinti asmuo, turintis sąskaitą.
Ar man reikia perkelti savo apskaitos sistemą, kad tai padaryčiau?
Jums reikia sąskaitų faktūrų, kontaktų ir el. pašto vienoje vietoje, kur agentas gali veikti, su likučiu pagal kiekvieną sąskaitą. Jei jūsų dabartinė sistema pateikia juos kaip įrankius, naudokite ją. Jei ne, darbo erdvė, kuri tai daro, su sinchronizavimu atgal į jūsų knygą, yra greičiausias kelias.
Ką daryti, kai klientas atsako į priminimą?
Atsakymas patenka į gautuosius prieš sąskaitą ir kontaktą. Agentas sustabdo persekiojimą už tą sąskaitą, prideda atsakymą ir sukuria užduotį sąskaitos savininkui, kuris nusprendžia, kas bus toliau.
- GOV.UK: vėluojantys komerciniai mokėjimai, palūkanos ir skolų išieškojimas įstatyminiai palūkanų normos virš bazinės normos, fiksuotos atgavimo sumos ir kada komercinė sąskaita yra pavėluota
- Modelio konteksto protokolo specifikacija: įrankiai įrankių sąrašas ir skambučiai, taip pat rekomendacija turėti žmogų, galintį atmesti pasekminius įrankių kvietimus
- Sois dokumentacija: darbo erdvės MCP serveris kaip prijungtas agentas pasiekia sąskaitų faktūrų, kontaktų, el. pašto ir užduočių įrankius
- Sois: saugumas ir leidimų sluoksnis teisės, taikomos siūlant įrankius ir vėl, kai jie veikia; kiekviena veika užfiksuota
Šis straipsnis peržiūrimas, kai keičiasi jame aprašyti produktai. Kita suplanuota peržiūra: 2026 m. gruodžio 4 d..